第一条 学校部门立卷归档工作是指学校各单位将年度内办理完毕的、具有保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交到档案馆的工作。凡是学校工作活动中形成的具有保存价值的文件材料都应立卷归档，任何人都不能以任何理由拒绝不归档。

第二条 档案馆应加强对各单位档案立卷归档工作的指导、检查和督促工作，保证立卷归档的质量。

第三条各单位应将文件材料的立卷归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围，根据本单位年度文件材料形成的规律、特点和归档要求，在档案馆的指导下，做到每项重要教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

第四条学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各单位分管档案工作的领导、专（兼）职档案员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责。

第五条各单位文件材料的归档时间：

（一）学校各部门应当在次年6月底前归档；

（二）学校各院系等应当在次年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

（四）仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档；

（五）财会类档案应当在次年立好卷，由本部门保留两年，在第三年六月底前归档；

（六）各单位形成的实物档案应即时归档。

第六条 文件材料的整理要遵循其形成规律，保持彼此之间的有机联系。卷内文件材料要按问题、时间或重要程度系统进行排列，注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在后，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

第七条各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档。

第八条归档的文件材料应质地优良、书写字迹清楚，手写部分一律用黑色签字笔、钢笔或毛笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。对于不符合归档要求的档案，档案馆有权不予接收。

第九条各单位应在规定时限内完成立卷归档工作，向档案馆移交档案必须履行手续，由移交单位、部门填写或打印案卷移交目录，一式两份，档案馆根据移交目录验收无误后，交接双方在移交目录上签名盖章，各存一份备查。

第十条校内机构调整、撤销前，应做好该机构具有保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到档案馆保存，任何人不得将其据为己有。

第十一条本办法由档案馆负责解释。

第十二条本办法自下发之日起执行。